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AGREEMENT

 

This Agreement dated DATE is made between the Virtual Cities Project of the Institut d’Asie Orientale (VCP) at Ecole Normale Supérieure de Lyon, 15 parvis René Descartes 69342 Lyon cedex 07 France, on the one part; and the Donor identified in the Schedule on the other part.

The following are the terms and conditions upon which the Donor now agrees to place the material identified in the Schedule to this Agreement ('the Documents) with the Virtual Cities Project , and the Virtual Cities Project  agrees to accept the placement.

1) Ownership of the Documents

Original Documents

i) The Donor represents and warrants that he/she is the owner of the Documents.

ii) Ownership of the Documents which will be placed exclusively with the Virtual Cities Project will be vested in the Virtual Cities Project; and title to any Documents placed after the date of this Agreement will transfer to the Virtual Cities Project  on delivery.

Digital Documents

i) Ownership of the digital Documents which will be placed with the Virtual Cities Project implies no exclusive right, nor any ownership right on the original documents. The Donor may display these documents on another web site and, if he so decides, entrust the originals to another person or institution. The Virtual Cities Project will retain the right to display the Documents on its web platforms. The donor will receive a copy of all digital files produced from the documents received for placement or provided for digital archiving.

2) Access

The parties intend that after cataloguing the Documents will be made available to the public for research purposes but they recognise that in some cases items may be confidential; others may contain personal data; and others may be so sensitive that their disclosure could endanger individuals' health or safety.

Such items will be identified either before placement with the Virtual Cities Project  and indicated in the Schedule, and/or marked in the process of cataloguing, together with a note of the period of reservation

It is the parties' intention that until catalogued the Documents should remain closed to all but members of staff at the Virtual Cities Project  and authorised representatives of the Donor. After completion of the catalogue, members of staff at the Virtual Cities Project  will consult with the Donor about on-going arrangements for access which comply with current legal obliogations.

3) Intellectual Property Rights

i) All and any copyright in the Documents is held exclusively by the copyright owner(s), unless otherwise assigned.

ii) The Donor permits the Virtual Cities Project  to store, translate, copy and re-arrange the Documents electronically for the purposes of preserving the digital items in the Documents.

iii) The Donor permits the Virtual Cities Project  to create catalogues of the Documents and to create metadata required for the preservation of digital items in the Documents. The Virtual Cities Project  will own the copyright in the metadata, any copyright in the catalogues which can be distinguished from copyright in the Documents and any database rights in the catalogues. The Donor shall be provided with a copy of any such catalogues.

iv) The Virtual Cities Project  will not reproduce or sanction to be reproduced by mechanical means (including all forms of photography) any material without the express permission of the copyright owner(s). As an exception, however, the Library staff may use their discretion to supply copies to applicants who have signed a standard copyright declaration agreeing (amongst other conditions) to use the copies solely for purposes of non-commercial research and to seek the permission of the copyright owner(s) for any other use.

v) In the case of such mechanical reproduction, the Virtual Cities Project  will hold copyright in its own images (e.g. transparencies or digital files), but without prejudice to the underlying copyright in the material and any permissions granted to the Virtual Cities Project  for the use of the material.

4) Disposal

i) The Virtual Cities Project  reserves the right to return to the Donor any material not deemed of archival value or, with the consent of the Donor, to destroy such material.

ii) In the event that the Virtual Cities Project  wishes to de-access the Documents, the Virtual Cities Project  agrees not to sell, move or otherwise dispose of the Documents without consultation with the Donor, his/her heirs or assigns.

5) Preservation

The Virtual Cities Project  will exercise the same degree of care over the preservation of the Documents as over the preservation of similar property of the Virtual Cities Project  which is kept in the Virtual Cities Project .

6) Loss or damage

The Donor appreciates that, except as stated above, neither the Virtual Cities Project  nor any of its officers, employees or agents can accept responsibility for loss or damage to the Documents.

7) Security

The Virtual Cities Project  agrees to take reasonable measures to prevent unauthorised access to, duplication of, or distribution of the Documents.

SCHEDULE

The Donor

Name: NAME OF DONOR, his/her personal representatives and those entitled under his/her estate to the copyright in the Documents referred to below

Address: ADDRESS OF DONOR

The Documents/Manuscript(s)

(a) DESCRIPTION OF DOCUMENTS:- e.g. correspondence, manuscript(s), notes, speeches, writings, photographs, printed material, digital material, videos cassettes:

(b) Reserved Documents/Manuscripts (if any):-
description:-
period of reservation:-
reason(s) for reservation:-

(c) Further material which may be donated by the Donor in future:

AS WITNESS the hands of the Donor and of an authorised signatory for the Virtual Cities Project :

 

SIGNED for and on behalf of Virtual Cities ProjecT SIGNED BY NAME AND ADDRESS OF DONOR SIGNED for the Lyons Institute of East Asian Studies (IAO)

Name:

Position:

Signature:

Date:

Signature:

Date:

Name:

Position:

Signature:

Date

 

 

ACCORD

 

 

Cet accord en date du XXXXX est établi entre le Projet Virtual Cities de l'Institut d'Asie Orientale (VCP) à l'Ecole Normale Supérieure de Lyon, 15 parvis René Descartes 69342 Lyon cedex 07 France, d'une part, et le donateur identifié dans l’annexe d'autre part.

Ce qui suit sont les modalités et les conditions auxquelles le donateur accepte désormais de confier le matériel identifié dans l'annexe au présent Accord («Documents) au Projet Virtual Cities, et le Projet Virtual Cities s'engage à accepter ce don.
 

1) Propriété des documents

Documents originaux

i) Le donateur déclare et garantit qu'il / elle est le propriétaire des documents.

ii) la propriété des documents qui seront confiés exclusivement au Projet Virtual Cities sera attribuée au Projet Virtual Cities, et le droit de propriété des documents placés après la date du présent Accord seront transférés au Projet Virtual Cities à la remise des documents.

Documents numériques

i) la propriété des documents numériques qui seront confiés au Projet Virtual Cities ne confère aucun droit exclusif, ni aucun droit de propriété sur les documents originaux. Le donateur peut afficher ces documents sur un autre site web et, s'il en décide ainsi, confier les originaux à une autre personne ou institution. Le projet Virtual Cities conservera le droit d'afficher les Documents sur ses plates-formes web. . Le donateur recevra une copie de tous les fichiers numériques produits à partir des documents reçus en dépôt ou remis pour archivage numérique.


2) Accès

Les parties ont l'intention, après le catalogage des documents, de mettre ceux-ci à la disposition du public à des fins de recherche, mais ils reconnaissent que, dans certains cas, des articles peuvent être confidentiels, d'autres peuvent contenir des données personnelles, et d'autres peuvent être si sensibles que leur divulgation pourrait mettre en danger la santé ou la sécurité des personnes.

Ces articles seront identifiés soit avant le dépôt auprès du Projet Virtual Cities et relevé  spécifiquement dans l'Annexe, et / ou marqués dans le processus de catalogage, avec une note indiquant la période de réservation

Les parties s’accordent à considérer que jusqu'à ce que les documents aient été catalogués, ils resteront fermés au public général, mais que les membres du personnel du Projet Virtual Cities et les représentants autorisés du donateur pourront y avoir accès. Après l'achèvement du catalogage, les membres du personnel du Projet Virtual Cities consulteront le cas échéant le donateur sur les modalités d'accès pour que celles-ci soient conformes obligations juridiques en cours.
 

3) Droits de propriété intellectuelle

i) Tous les droits d'auteur appartiennent exclusivement par au propriétaire du droit d'auteur (s), sauf indication contraire d’attribution.

ii) Le donateur permet au Projet Virtual Cities de stocker, traduire, copier et réorganiser les documents par la voie électronique aux fins de préserver les documents numériques dans les Documents.

iii) Le donateur permet au Projet Virtual Cities de créer des catalogues des documents et de créer des métadonnées requises pour la préservation de documents numériques dans les documents. Le projet Virtual Cities sera propriétaire du droit d'auteur dans les métadonnées, et de tout droit d'auteur dans les catalogues qui peuvent être distingués du droit d'auteur dans les documents et tous les droits de base de données dans les catalogues. Le donateur devra recevoir une copie de tout ces catalogues.

iv) Le projet Virtual Cities ne reproduira pas ou n’autorisera pas la reproduction par des moyens mécaniques (y compris toutes les formes de la photographie) de tout document sans la permission expresse du propriétaire du droit d'auteur (s). Par exception, toutefois, le personnel du Projet Virtual Cities peut utiliser son pouvoir discrétionnaire pour fournir des copies aux demandeurs qui ont signé une déclaration acceptant la norme du droit d'auteur (entre autres conditions) à utiliser les copies uniquement à des fins de recherche non commerciale et à demander l'autorisation de l' propriétaire du droit d'auteur (s) pour toute autre utilisation.

v) Dans le cas de reproduction mécanique, par exemple, le projet Virtual Cities retiendra le droit d'auteur sur ses propres images (par exemple des transparents ou des fichiers numériques), mais sans préjudice du droit d'auteur sous-jacent dans le matériau et les autorisations accordées pour le projet Virtual Cities pour la l'utilisation de ce matériau.
 

4) Élimination

i) Le projet Virtual Cities se réserve le droit de retourner au donateur tout matériel non considéré comme ayant une valeur archivistique ou, avec le consentement du donneur, de détruire ce matériau.

ii) Dans le cas où le projet Virtual Cities souhaite retirer l’accès aux documents, le Projet Virtual Cities s'engage à ne pas vendre, déplacer ou aliéner des documents sans consultation avec le donateur, ses héritiers ou ayants droit.
 

5) la préservation

Le projet Virtual Cities exercera le même degré de soin à la conservation des documents que sur la préservation des documents similaires appartenant au Projet Virtual Cities et conservés dans le Projet Virtual Cities.
 

6) La perte ou dommages

Le donateur apprécie le fait que, sauf comme indiqué ci-dessus, ni le projet Virtual Cities, ni aucun de ses dirigeants, employés ou agents ne peuvent accepter la responsabilité pour les pertes ou dommages aux documents.
 

7) Sécurité

Le Projet Virtual Cities s'engage à prendre des mesures raisonnables pour empêcher l'accès non autorisé aux documents, leur duplication, ou leur distribution.
 

ANNEXE
 

Le donateur

Nom: nom du donateur, ses représentants personnels et ayants droit sous son / sa succession au droit d'auteur dans les documents mentionnés ci-dessous

Adresse: adresse du donateur
Les documents / manuscrit (s)

(A) Description des documents: - EX. correspondance, manuscrit (s), notes, discours, écrits, photographies, imprimés, de matériel numérique, cassettes vidéos:

(B) Les documents réservés ou manuscrits (le cas échéant): -
Description: -
période de réservation: -
raison (s) pour la réservation: -

(C) d'autres documents qui peuvent être donnés par le donateur à l'avenir:

Comme en témoignent le donateur, un signataire autorisé pour le Projet Virtual Cities, et du directeur (ou son représentant) de l’Institut d’Asie Orientale:

SIGNE POUR ET AU NOM DU PROJET VIRTUAL CITIES SIGNÉ PAR NOM ET ADRESSE DU DONATEUR SIGNE POUR ET AU NOM DE L’INSTITUT D’ASIE ORIENTALE
Nom:

Fonction:

Signature:

Date:

Signature:

Date:

 Nom:

Fonction:

Signature:

Date:

 


Last update on Tuesday 24 July 2012 (16:13) by  C. Henriot

© 2012 University of Bristol - Projet Director: Robert Bickers
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